Politique de confidentialité

Responsable du traitement

ALUA Solutions, 94200 Ivry-sur-Seine, France, est responsable de l’utilisation des données personnelles décrite dans cette politique. Pour toute question, écrivez à contact@alua-solutions.fr.

Vos échanges par e-mail

Votre adresse e-mail, votre nom si vous le communiquez et le contenu de votre message servent uniquement à répondre à votre demande et à assurer le suivi de l’échange. Ils ne sont pas utilisés pour vous inscrire à des campagnes de prospection commerciale.

Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à répondre aux demandes adressées à ALUA Solutions ou, lorsque cela s’applique, sur les mesures précontractuelles prises à votre demande.

Les destinataires sont les personnes habilitées d’ALUA Solutions et les prestataires techniques nécessaires à l’acheminement et à l’hébergement des e-mails.

Conservation des e-mails

Les données reçues directement par e-mail sont conservées le temps nécessaire au traitement de votre demande et au suivi de l’échange, puis supprimées. Si une relation contractuelle est engagée, les données nécessaires à son exécution et aux obligations applicables relèvent de durées distinctes, précisées dans ce cadre.

Webchat Assistant ALUA Solutions

Vous dialoguez avec un système d’intelligence artificielle. L’assistant vous renseigne sur les services ALUA Solutions, aide à comprendre votre besoin et propose des premières pistes d’accompagnement. Ses réponses peuvent comporter des erreurs ; elles ne constituent ni un diagnostic définitif, ni un devis, ni un engagement contractuel.

L’assistant ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou des conséquences significatives à votre égard.

L’assistant est un service conçu et opéré par ALUA Solutions, hébergé sur l’adresse assistant.alua-solutions.fr. Le script qui affiche le bouton de discussion est chargé à l’ouverture de la page d’accueil pour être disponible sans délai. Vous n’engagez une conversation qu’en ouvrant la fenêtre de discussion et en envoyant un message. Les conditions de ce chargement sont décrites dans la section Navigation et traceurs.

Données traitées

• Les messages échangés, les réponses générées et le résumé de votre besoin préparé par l’assistant.
• Vos nom, prénom, société, adresse e-mail et numéro de téléphone, si vous les fournissez. Ces coordonnées ne sont enregistrées qu’après votre accord explicite, lorsque vous demandez à être recontacté.
• Les informations que vous donnez sur votre besoin : problématique, outils utilisés, taille de l’équipe, échéance, ordre de grandeur de budget, préférence de contact. Elles sont rattachées à votre fiche de contact.
• Les identifiants de conversation, horodatages et données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service, dont le nombre de messages par conversation et par adresse IP pour prévenir les abus.
• Dès le chargement du bouton de discussion, avant toute conversation : l’adresse IP, les caractéristiques du navigateur et la page consultée, reçues par le serveur de l’assistant.

Vous pouvez obtenir une première orientation sans donner votre identité. Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone est nécessaire si vous demandez à être recontacté. Les autres informations sont facultatives : si vous ne souhaitez pas les communiquer, l’assistant n’insiste pas. L’absence d’identité déclarée ne signifie pas que la conversation est techniquement anonyme.

Finalités et bases légales

Nous utilisons vos messages pour répondre à vos questions, orienter votre demande et, si vous le demandez, organiser un suivi humain. Ces usages reposent sur notre intérêt légitime à traiter les demandes professionnelles ou, lorsque cela s’applique, sur les mesures précontractuelles prises à votre demande.

Lorsque vous acceptez d’être recontacté, vos coordonnées et les informations sur votre besoin sont enregistrées dans une fiche de contact tenue par ALUA Solutions, et un e-mail récapitulatif est envoyé à ALUA Solutions, avec vous en copie si vous avez donné une adresse e-mail. La collecte de vos coordonnées repose sur votre consentement ; le suivi de la demande repose sur notre intérêt légitime et les mesures précontractuelles prises à votre demande. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en nous écrivant.

Le fonctionnement, la prévention des abus et la sécurité du service reposent sur notre intérêt légitime à fournir un service fiable. Vos coordonnées ne servent pas à vous inscrire automatiquement à une newsletter. ALUA Solutions ne vend pas vos données et ne publie pas vos conversations dans une base accessible aux autres visiteurs.

Informations à ne pas communiquer

Ne saisissez aucune donnée personnelle sensible, aucun mot de passe ni aucune information confidentielle de votre entreprise. Évitez notamment les données de santé, coordonnées bancaires, secrets d’affaires et informations nominatives concernant des salariés ou des clients. L’assistant a pour consigne de ne pas enregistrer ce type d’information.

Décrivez votre besoin de manière générale, avec des exemples anonymisés et des ordres de grandeur. Ne partagez pas d’informations que vous n’êtes pas autorisé à communiquer. Si l’étude du projet nécessite des documents confidentiels, ALUA Solutions conviendra avec vous d’un canal et de conditions adaptés. Signalez toute transmission involontaire à notre adresse de contact afin de demander sa suppression.

Destinataires et prestataires du webchat

Les personnes habilitées d’ALUA Solutions peuvent consulter les conversations, les fiches de contact et les e-mails récapitulatifs. Le service, sa base de données et ses sauvegardes sont hébergés par Microsoft Azure, dans la région France Centre, en qualité de sous-traitant.

Les réponses sont générées par un modèle d’intelligence artificielle fourni par Anthropic, qui traite les messages nécessaires à la génération des réponses en qualité de sous-traitant, selon ses conditions commerciales et son accord de traitement des données. L’e-mail récapitulatif est envoyé par la messagerie d’ALUA Solutions, hébergée chez OVHcloud. Vous pouvez nous demander des précisions sur les prestataires intervenant dans votre échange.

Traitement hors de l’Espace économique européen

Le site internet, l’assistant, sa base de données et ses sauvegardes sont hébergés en France. Les messages transmis au fournisseur du modèle d’IA peuvent être traités hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types intégrées à l’accord de traitement des données d’Anthropic, qui s’engage par ailleurs à ne pas utiliser les échanges pour entraîner ses modèles.

Pour connaître les destinations et garanties applicables à votre échange, ou les modalités d’obtention d’une copie de ces garanties, contactez contact@alua-solutions.fr.

Conservation des données du webchat

• Messages et conversations : jusqu’à 90 jours à compter de leur enregistrement.
• Journaux techniques du service : jusqu’à 90 jours.
• Fiche de contact (coordonnées et informations sur votre besoin) : pendant le traitement de votre demande, puis suppression au plus tard 12 mois après le dernier échange si aucune relation contractuelle n’est engagée.
• E-mail récapitulatif : selon les règles de conservation des e-mails décrites plus haut.
• Identifiant de conversation dans le navigateur : jusqu’à la fermeture de l’onglet ou du navigateur.
• Journal des consultations d’administration (date, nature de la consultation, identifiant technique de la conversation ou de la fiche, sans aucun contenu) : 12 mois, pour la sécurité et la traçabilité des accès.

Sauvegardes : la base de l’assistant (conversations, fiches de contact et données techniques associées) est copiée au moins une fois par jour, pour pouvoir rétablir le service en cas d’incident. Ces copies sont chiffrées pendant leur transfert et dans le stockage de Microsoft Azure, conservées en France, et accessibles seulement au service lui-même et aux personnes habilitées d’ALUA Solutions. Une donnée supprimée de l’assistant, à l’échéance indiquée ci-dessus ou à votre demande, disparaît de toutes les sauvegardes au plus tard 30 jours après sa suppression. Si une sauvegarde devait être remise en service, les suppressions demandées depuis sa date seraient appliquées de nouveau.

Les données nécessaires à une relation contractuelle, à une obligation légale ou à la défense de droits peuvent être conservées séparément, avec un accès limité, pendant la durée nécessaire à cette finalité.

Les copies techniques conservées par nos autres prestataires (fournisseur du modèle d’IA, messagerie) suivent leurs propres cycles de suppression. Des précisions peuvent être demandées à notre adresse de contact.

Assistant de démonstration

La page de démonstration présente un second assistant, conçu avec la plateforme d’ALUA Solutions. Il répond aux questions sur les services d’ALUA Solutions et, si vous le demandez, transmet votre demande à une personne de l’équipe. Il ne vous demande vos coordonnées (adresse e-mail ou téléphone) qu’avec votre accord explicite, pour vous recontacter ; il peut alors noter les éléments utiles à votre demande (besoin, outils actuels, taille de l’équipe, échéance, préférence de contact). Il n’envoie aucun message de lui-même.

Responsable du traitement : ALUA Solutions. Données : vos messages et, si vous les donnez, vos coordonnées et les éléments de votre demande. Base légale : votre consentement pour vos coordonnées ; l’intérêt légitime d’ALUA Solutions à répondre aux visiteurs pour les échanges. Destinataires : les personnes habilitées d’ALUA Solutions ; nos prestataires d’hébergement (Microsoft Azure, en France) et de traitement des messages par le modèle de langage, dans les mêmes conditions que l’assistant du site. Conservation : les conversations 30 jours, les fiches de contact 12 mois, puis suppression automatique ; les sauvegardes suivent les règles indiquées plus haut. Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos données à l’adresse de contact indiquée sur cette page.

Navigation et traceurs

Les pages du site ne comportent ni outil publicitaire ni outil de mesure d’audience. Les liens e-mail ouvrent votre logiciel de messagerie.

Chargement du webchat

Le bouton de discussion « Assistant ALUA Solutions » est chargé dès l’arrivée sur la page d’accueil afin d’être disponible immédiatement. Ce chargement fait appel au serveur de l’assistant (assistant.alua-solutions.fr, opéré par ALUA Solutions et hébergé par Microsoft Azure en France), qui reçoit alors les données techniques habituelles d’une connexion (adresse IP, navigateur, page consultée). Aucun identifiant n’est créé, aucune conversation n’est ouverte et aucun message n’est envoyé tant que vous n’ouvrez pas la fenêtre de discussion.

Lorsque vous ouvrez la fenêtre de discussion, un identifiant de conversation est enregistré dans le stockage de session de votre navigateur (sessionStorage) pour conserver l’échange pendant votre visite. Cet identifiant est strictement nécessaire au fonctionnement du webchat, n’est pas utilisé à des fins publicitaires ou de mesure d’audience, et est supprimé automatiquement à la fermeture de l’onglet ou du navigateur. Aucun cookie n’est déposé par le site.

Si vous ne souhaitez pas que ce chargement ait lieu, vous pouvez bloquer le domaine assistant.alua-solutions.fr depuis votre navigateur ou une extension dédiée ; le site reste consultable et vous pouvez nous écrire par e-mail. Vous pouvez aussi effacer les données de site depuis les réglages de votre navigateur ; cela interrompt la continuité d’un échange en cours.

Tout traceur non indispensable qui serait ajouté à l’avenir ferait l’objet d’une demande de consentement préalable, avec la possibilité de le retirer.

Sécurité

Nous limitons l’accès aux données aux personnes et prestataires qui en ont besoin et appliquons des mesures adaptées pour prévenir les accès non autorisés, les pertes et les divulgations. Aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue. Le webchat n’est pas un canal destiné à recevoir des secrets d’affaires ou des données sensibles.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation du traitement, dans les conditions prévues par la réglementation. Vous pouvez également vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, exercer votre droit à la portabilité lorsqu’il s’applique et retirer votre consentement pour les traitements qui reposent sur celui-ci.

Écrivez à contact@alua-solutions.fr. Pour retrouver votre échange, précisez si possible sa date approximative et l’adresse e-mail éventuellement utilisée, sans retransmettre de contenu sensible. Si aucun élément ne permet de retrouver la conversation, des précisions pourront être nécessaires.

Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Une prolongation peut intervenir dans les conditions prévues par la réglementation ; vous en êtes alors informé dans ce premier mois.

Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Évolution de cette politique

Cette politique est actualisée lorsque les services ou traitements évoluent. La version en vigueur reste accessible depuis le pied de page du site.